Det började med en enkel fråga från en kund: ”Kan ni ta emot beställningar via en app?” Jag satt vid mitt skrivbord, tittade på frågan och insåg att jag inte hade en aning. App? Vi hade en hemsida som någon byggde åt oss för fem år sedan, ett gammalt orderprogram som bara funkade på kontorets datorer, och en mailinkorg som svämmade över varje måndag. App var långt, långt borta.
Så här är det för många småföretagare. Man startar med det man kan, det man har råd med, det som fungerar just nu. Sen växer verksamheten, och plötsligt sitter man där med en lapptäckslösning av system som inte pratar med varandra, lösenord som ingen kommer ihåg, och en ständig känsla av att man halkar efter.
För mig blev vändpunkten när jag insåg att jag hade femton olika inloggningar till olika tjänster. Banken, bokföringen, orderprogrammet, faktureringssystemet, molnlagringen, mejlen, sociala medier, domänen, webbhotellet, och en massa andra jag inte ens minns längre. Alla med olika lösenord, alla med olika regler för hur ofta de måste bytas. Jag hade en lapp i byrålådan med alla uppgifter, en säkerhetsmardröm som bara väntade på att hittas av fel person.
Jag bad om hjälp. En IT-konsult kom, tittade på röran, och skakade på huvudet. ”Det här är inte hållbart”, sa han. ”Ni behöver en samlad lösning. En plattform där allt samlas, med gemensam inloggning, automatisk backup, och möjlighet att jobba oavsett var ni är.”
Orden ”oavsett var ni är” fastnade. Jag hade vant mig vid att allt fanns på kontorets datorer. Ville jag jobba hemifrån fick jag mejla filer till mig själv, med alla risker det innebär. Ville en anställd jobba på distans gick det inte alls. Vi var låsta vid en plats, vid en tid, vid ett sätt att arbeta.
Under de följande månaderna flyttade vi allt till molnet, bland annat via unifi support Stockholm. Det var en omställning, både tekniskt och mentalt. Jag var orolig för säkerheten, för att någon skulle hacka sig in, för att allt skulle försvinna. Konsulten förklarade lugnt att molntjänster ofta är säkrare än egna servrar, att de backups automatiskt, att de uppdateras kontinuerligt. Jag lyssnade, men oron fanns kvar.
Sen kom testet. En dag kraschade kontorets server. Helt död, inget gick att rädda. Några år tidigare hade det varit katastrof. Nu loggade vi bara in på våra molntjänster från reservdatorer, och allt fanns där. Alla filer, alla program, alla order. Vi tappade inte en timmes arbete. Det var då jag förstod att vi gjort rätt.
Idag har vi en helt annan syn på IT. Vi använder samma plattform för det mesta, med gemensam inloggning och automatisk synk mellan alla enheter. Mina anställda kan jobba hemifrån, från kaféer, från andra sidan jorden om de vill. Vi har koll på alla lösenord via en lösenordshanterare, så slipper vi lappar i byrålådor. Och vi sover bättre om natten, för vi vet att allt finns säkert lagrat på flera ställen samtidigt.
Den största överraskningen var hur mycket enklare vardagen blev, efter hjälp med wifi. Ingen mer jakt efter filer som någon sparat på fel ställe. Ingen mer panik när datorn krånglar. Ingen mer tid som går åt till att administrera teknik istället för att driva företag. Det är en frihet som är svår att beskriva, men som märks varje dag.
När jag ser tillbaka på den där frågan från kunden, om appen för beställningar, kan jag skratta åt det. Idag har vi en app, självklart. Den är kopplad till vårt ordersystem, som är kopplat till vår fakturering, som är kopplat till vår bokföring. Allt flyter, allt fungerar, allt är sömlöst. Det är inte rocket science, det är bara att man måste våga ta steget. Och ta hjälp av någon som kan.